インバスケット合格予備校です。
今日はインバスケットを優先順位の付け方についてお話をしていきます。
優先順位の付け方についてインバスケットの受験生の方のすごく悩まれてる方が多いかなと思います。
優先順位ってそもそも何なのかとかですね。
よくわからないとか、あと、いろいろ優先順位の付け方について諸説あってですね。
重要度とか緊急度とかこういうものを使ってマトリックスを作るんだとかですね。
そもそも重要って何なのかとか、緊急ってどう判断するのかとか、いろいろ優先順位を一口につけるといっても実は結構、難しさがあって。
すごくこのインバスケット受験する方が悩んでる人って多いんですよね。
なので、今日この優先順位の付け方について、インバスケット合格予備校が話をしていきます。
で、今日のトピックとしては、優先順位って何なんですか？っていうそもそものところの話から、次にどうやってそれを踏まえて優先順位をつけるのかということを事例を少し交えながら、解説をしていきたいと思います。
優先順位って何？
まず、はじめに優先順位って何なんですか？というとこからお話をしていくんですけども。
インバスケットの問題ですね。
実際にやってもらえればわかるかなと思うんですけども、こういう設定が書いてあります。
まあざっくり言えばあなたは会社の一員としてあるポジションにいますと。
で、複数の案件まあ例えば20案件とかそれと制限時間90分とか。
これが試験の時間に相当するんですけど。
これが与えられましたと。
で、制限時間内に案件を処理してくださいってことを、要はこういうことを問われるわけですね。
実際インバスケットの問題あまり見たことないとかやったことないっていう方は1回見てもらったり体験してもらうのが一番早いかなと思うので、インバスケットを合格予備校の公式サイトにインバスケットの問題を無料でダウンロードできるページがありますので、そちらからダウンロードしてもらえれば、問題が入手できますので。
一応それやってもらえればいいかなと思います。
はい。
話の続きですけども、今つけたこういう設定が初めに与えらるんですね。
で、これ結局何を問われてるのかっていうことなんですけど、お題は何かっていうと、まずその限られた時間の中ですごく短い時間なん90分とかの中で、そのまま20個とか多い案件をどう対処するのかっていうのを問われてるわけですね。
で、これすごく数が多いんです。
90分っていう時間の中で、これを案件がこう20個あってこう1個1個上
から順番に見て見た順番にやっていったらどうなるだろうかっていうことなんです。
ちょっと考えてみてほしいんですけども。
おそらくわかるかなと思うんですけど、時間90分って限られているので時間切れですね。
案件の中には、重要なものとかそうじゃないものとか、いろいろ含まれてるんですが、その重要な案件に対処できないかもしれないということは起きうるわけですね。
これってものすごく大きなリスクなんですね。
なのでこれはそのインバスケットで与えられている役割主に管理者が想定されてますけど、その管理者としてその重要な案件に対処できないっていうのは非常によろしくないわけです。
だからこの重要な案件にちゃんと対処するために案件1個1個順番にやっていくのではなくてどの案件を優先するのかというそのちゃんと順位をつけてやっていくと。
その順位のことを優先順位という風に呼ぶわけですね。
優先順位の基本
でこれを踏まえてじゃあ優先順位の基本なんですけど、今重要な案件をちゃんとやりたいよと、そのために順位をつけるんだよって話をしたので、基本的には重要なものほど優先順位が高いということになります。
で、逆に重要じゃないものほど優先順位っていうのは低い。
低いか高いかっていう2つ二分されるっていうよりかは、より高いものより低いものっていう風にあくまで相対的に決まっていくっていう感じですね。
優先順位が低いものの中にもより低いもの、もっと低いものというのがあって、優先順位が高いものの中にもすごく高いもの、それよりさらに高いものみたいな、こういう風に相対的に決まるということなんですね。
だから決して、高いとか低いとか重要か重要じゃないかみたいな二分法で別れるものではないです。
はい、でこれ踏まえてじゃあ重要なものほど優先順位が高いっていうことを考えると、じゃあ重要って何なのかっていうことをちゃんと理解する必要があるわけです。
重要度とは何？どうやって判断する？
で、重要って何なのか？で、さらにそれをどうやって判断するのか？ってここまで分かってて、初めてその案件が重要なのかどれぐらい重要じゃないのかとか、そういうことが分かっていくわけですね。
重要であるということはどういうことか？どうやって判断するのか？ということをしっかり理解する必要があります。
で、このじゃあ重要っていうものについて、ちょっと考えていくんですけど。
重要レベル重要さを測る指標としてまあ重要度っていうものさしがあるわけですね。
重要度が高ければ高いほど重要である、重要度が低ければ低いほど重要でないと、そういう尺度を導入するわけですね。
インバスケットで想定されている暗黙の前提
この重要度っていうのを考えるときにすごく大事なのが、このインバスケットで想定されている会社組織にはある前提があるんですね。
これ理解しておく必要があります。
会社っていうのは、どういうものかっていう、そもそもの話なんですけど、会社には通常社長がいますね。
で、その社長の価値観、社長が何を大切にしてるのかというものがあって、その社長がこういうことをやりたいと、こういうことをやって世の中に貢献したいんだっていう理念に基づいて、会社としてはこれぐらいの目標を達成していこうという事業目標を設定するわけですね。
これを設定して、それを実際、この現実の世界の中で達成するために、会社組織っていうものを作って、そこに人を配置して、会社全体を動かしているということなんですね。
会社は、そもそもそういうものです、という前提ですね。
で、このインバスケットにおいてはこの受験生この動画を見てくれているあなたもその一人なんですけど、あなたはその設定されたその組織の中の一つのポジションを何か担ってるんですね。
例えば、営業部の課長だとか総務部の係長だとか、何がとにかく一つのポジションを担ってると。
で、会社全体が社長の意思でこの事業目標達成に向けて動いていく中で、その自分の担っているポジションっていうのは、その会社全体の中で大切な役目は何か持っているわけなんです。
で、案件に対処するっていうことは、どういうことかって言うと、その会社全体がこう動いていく中での自分が持っている役目を果すっていうことにつながっていくわけなんですね。
だからもしその案件に対処しないっていうことをやってしまったらまあ大なり小なり会社に影響が及ぶわけですね。
で、その会社にとってその影響が大きいものもあれば小さいものもあるということで、大きな影響が及ぶものっていうのは会社にとってすごく重要度は高いわけですね。
会社にとって微々たる影響小さな影響のものっていうのは重要度が低いっていう風に考えていくことができるわけですね。
優先順位付けの例
これを踏まえて実際まあその案件を重要か重要じゃないのか重要度ってものちょっと実際に見て、優先順位をつけるというところをちょっと事例を交えてちょっとお話していきたいなと思います。
例えばクレームみたいな案件があったとしますね。
案件用紙にクレームとか特に書いてない、タイトルがついてるわけじゃないですけど、その案件の中の読んでみると、これはクレームの案件であるということが分かったりするわけですね。
内容的にはそのクレームを言ってきてる人から何かのことについてこのマスコミに垂れ流すよとか、そういう脅し的なものがこう入ってたりするわけです。
この案件をもし放置するとどうなるか？なんですけど、どうなると思いますかね？
ここにも答え書いちゃってますけども、クレーム案件なのでマスコミ垂れ流されたりするとこの会社はこんなにひどいんだみたいなことをマスコミに書かれたりすると会社としては信頼が落ちてしまうわけですね。
会社としてどれだけ誠実に事業をやっていこうとしてもやっぱりそのマスコミに垂れ流しされたりとか悪い評判が立ってしまうと少なからずやっぱり影響っていうのがあって、事業の売上としては落ちていくということが起きるわけですね。
そうすると会社として、初めに設定してた事業目標の達成っていうのに悪影響を及ぼしていくということが起きるわけですね。
これは会社として事業目標を達成するために会社を動かしてるわけなので、これは会社としてすごく影響が大きいという風に考えることができるわけですね。
じゃあ次別の例なんですけど、チラシみたいな案件があったとします。
チラシが入ってて名詞の制度を今やってますとで今週だけ10%オフなんだ買いませんかみたいな案件があったとしますね。
これをもし放置するとどうなるかっていうことなんですけど明治時代が10%削減できるだけなんまあだけっていうのは小さいよってこと言ってるんですけど、なぜ小さいかというと、会社としてこう事業目標を達成しようと思って、かなり大きなお金、会社の規模にもよりますけど、10人とか20人とかぐらいの規模でもそれなりに大きなお金が動いてるので、その事業目標を達成していく中でそれぐらいのお金を動かしていくわけです。
その中で例えば誰かのその従業員一人の名刺代が10%削減できたところでまあ数百円だとか、まあどれだけ高い名刺を使うのかわかんないですけど、それでも数千円とかまあそんなレベルだとは思うんですね。
まあこれが、どれだけ授業目標の達成に影響を及ぼすかって考えると基本的には影響は小さいだろうと考えて良さそうですよね。
なので、これは会社として影響が小さいという風に判断できるわけですね。
これを踏まえて今のこのクレームとチラシっていう2つの案件について見れば重要度が高いか低いかっていうこう評価軸を導入するとすればより高いものはクレームですと。
より低いものはチラシです。
というふうに、並べることができるわけですね。
クレームとチラシを比べればクレームの方がより重要度が高いということですね。
で、先ほどの優先順位のところに話が戻すと重要なものほど優先順位が高いっていうふうにお話ししたと思います。
なので、優先順位で言えば重要なものほど優先順位が高いから、重要なもの、クレームで次がチラシっていう順番なので、優先順位はクレームが1チラシが2みたいな感じになるんですね。
今2つの案件について、重要度と優先順位を設定するところのお話をしました。
優先順位の付け方
で、案件の数がこれ増えても考え方は同じなんです。
インバスケットの問題案件が20校前後とかだいたいあったりするんですけど、それについても考え方は同じでいけます。
どういうことかというと、重要度の高いものから順番に並べると。
この順番が優先順位の基本になるわけですね。
重要度が高いものほど優先順位が高い。
これが基本になります。
でここにもう一つ、ちょっと話がややこしくなる要素というかファクターがあってこれが時間の概念なんですね。
いついつまでにこれを処理してくださいみたいなことが案件の中に入ってたりとか、明示的には案件の期限とかを書いてないけど、例えばクレームの案件みたいなものだと早く対処しないと、もうさっきの例で言えばマスコミに垂れ流されてしまったらもう手遅れだ、みたいなものあったりもするわけですね。
だから、そういう案件の重要度っていう尺度に加えて時間っていう尺度がもう一つあってこれを入れると少し話がややこしくなるんですね。
基本的には重要度の高いものから順に並べる。
その順番が優先順位の基本なんですが、その時間の概念を入れた時はちょっと話が、少し考えることが少し出てくるので、その話は今日の本筋からはちょっとレベルアップした内容になるので、また別途どこかのタイミングで動画を作ってお話ししようかなという風に考えてます。
まとめ
じゃあ、今日のまとめなんですけども、優先順位とは何かということで、これは限られた時間の中で重要な案件に対処するために、何の案件を優先するのかというその順位のことを言います。
優先順位付けの基本は、重要度の高いものから順に並べると。
重要度っていうのは自社への影響が大きいほど重要、というふうに見るわけですね。
今の話を踏まえて、実際優先順位をつけるって事を実際にインバスケットの問題解く時だったり日常の業務の中で実際にやってもらえればいいかなと思います。
全く何も考えずにこう優先順位をつけてた時よりは重要度っていう尺度が入ったことによって優先順位付けはグッとこうやりやすくなるかなと思います。
次のステップ
で、次のステップですね。
先ほどお話したその影響の大きさをまあ何に基づいて判断するのかということ判断基準っていうのがもっと具体的になった方が明確な判断をバシッと出しやすいわけですね。
あと先ほど少し触れた時間の概念を入れた時にどういう風に優先順位をつけるのかとか、こういう問題も出てきます。
インバスケットの試験に関して言えばこの試験時間中に優先順位をこうどんな感じでやるのか、ということですね。
試験時間のどのタイミングで前半なのか中盤なのか、後半なのかとか、どのタイミングでどれぐらいの時間をかけて案件の紙がこう20個ぐらい与えられた時にたくさん情報があるので何を重点的に読んで、どの程度のメモを残しながら、どのぐらいの精度でどのようにして優先順位を決めるのかとか時間配分どうするのかとか、読み込む時の力の入れ具合とか精度も100%を目指してたら、絶対に時間終わりませんので、どのぐらいの精度を狙ってやるのかとかこのさじ加減とか、この辺もかなり実践する上ではすごく重要になってくるんですね。
なので、しっかり実践しようとすると色々な疑問が湧いてくると思います。
この疑問に対してどういう風に答えていくのがいいのかなっていうことなんですけども、インバスケットをしっかりやっていく上ではいろいろ知っておくべきこととか実践的な技術とかっていうのはやっぱり必要になると私たちは考えてます。
インバスケットの基礎的な理論であったり実践方法これもちゃんと実践できる実用的な実践方法で、あと実際のその具体的な問題の事例をちゃんと使って、実践をして、ケーススタディその問題を実際に解いた時にこのケースの場合はどうなのかっていうその具体的な事例でちゃんと理解をして、難しい判断、判断が難しいケースとかあるので、そういう場合は、微妙な判断があったりするので、この微妙な判断をどう考えるのかとかあとは試験時間中の力の入れ具合、さじ加減やタイムマネジメントとかそういうことを実際に判断に至ったそれぞれの人のそれぞれ判断でやっていくんですけども、実際すごく高い評価が得れる人それは優秀な管理者って言い換えてもいいんですけども、その優秀な管理者の思考プロセスはどういう風になってるのかとかなぜそうしたのかとか、そのあたりまで、しっかりと学んで自分のものに吸収していくとすごく力がつきます。
なので、今お話したようなことを大事な話がいろいろあるので、このインバスケットをしっかりと、バラバラのパーツで、いい加減にというか学ぶのではなくて、体系的にしっかり学んで実践すると、すごく早く力がつきます。
それをやるためにインバスケット合格予備校では、インバスケット最短合格シリーズという教材を提供してます。
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この中で先ほどお話した優先順位の話なども、今日話したいよりももっと詳しく解説をしています。
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インバスケットを予備校がお送りいたしました。
ありがとうございました。
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